Artikelen / 5 minuten leestijd, door Jan Henkes
Koppel je website aan je boekhouding in Moneybird
Ondanks dat niet iedereen er met evenveel plezier aan werkt, is iedere ondernemer verplicht om zijn administratie bij te houden. Het gebruik van een boekhoudprogramma helpt je deze taak te vergemakkelijken. Ze zijn inmiddels dan ook niet meer meer weg te denken. Online boekhoudprogramma’s zoals Moneybird bieden daar bovenop nog een heleboel extra voordelen.
Boekhoudpakket of niet; in de praktijk zien we vaak dat er nog veel handmatige handelingen bij betrokken zijn. Denk aan het uploaden van bonnetjes, het aanmaken van offertes of het genereren en verzenden van facturen. Dat kun je allemaal automatiseren. Daarom ontwikkelen wij bijvoorbeeld maatwerkkoppelingen met de API van Moneybird. Dat scheelt jou en je medewerkers een boel werk.
Wat is Moneybird?
Moneybird is een online boekhoudprogramma voor ZZP’ers en kleine MKB-bedrijven. Het richt zich – naar eigen zeggen – op het bieden van gebruiksgemak en overzicht, door de eenvoud van het platform. Wij kunnen dat beamen, en gelukkig heeft de functionaliteit van het platform niets te lijden onder die eenvoud. Zo biedt het onder andere de mogelijkheid om offertes en facturen te maken. Ook kun je inkoopfacturen en bonnetjes uploaden en verwerken, de urenregistratie bijhouden en banktransacties aan in- en verkoopfacturen koppelen (automatisch, maar ook handmatig). Tot slot kun je in je dashboard uitgebreide financiële rapportages inzien en de BTW aangifte (automatisch) voorbereiden en zelfs indienen.
Daar houdt het echter niet op, want we hebben het nog niet over koppelingen gehad: misschien wel het veelzijdigste kenmerk van Moneybird. Als je een externe applicatie of extern programma met jouw boekhouding in Moneybird kan laten praten, dan kan dat je ontzettend veel dubbel werk, en dus tijd schelen. Denk aan je CRM systeem, je webshop, je bankrekeningen of andere product- of verkooptools. Moneybird beschikt over een Application Programming Interface (API), dat externe programma’s data uit jouw Moneybird administratie laat lezen, maar ook nieuwe data aan de administratie laat toevoegen. Dat kan ‘real-time’, dus op het moment dat je een bepaalde actie uitvoert met een extern programma, maar bijvoorbeeld ook op vaste intervallen, bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks. Denk je eens in hoeveel tijd je overhoudt voor écht belangrijke zaken, en hoeveel voordeel je kunt halen uit real time inzicht in je verkoop-, inkoop- en bankzaken.
Wat heb je hieraan?
Het soort data dat kan worden uitgelezen en weggeschreven van en naar Moneybird is erg breed. Denk aan het uitlezen en automatisch synchroniseren van contactenlijsten tussen bijvoorbeeld Moneybird en jouw CRM systeem. Ook de synchronisatie van product- en prijslijsten is mogelijk, net als het automatisch aanmaken van nieuwe klanten bij nieuwe registraties of bestellingen in je webshop. Zelfs het genereren van nieuwe offertes op basis van offerteaanvragen via je website is mogelijk, net als het automatisch aanmaken en verzenden van facturen. Ga je nog verder, dan kom je bij het uitlezen van financiële rapportages, die je kunt verrijken met andere, externe databronnen. Deze verrijkte data kun je weergeven in bijvoorbeeld een BI dashboard. Je ziet het wel: er is een wereld te winnen aan tijd, inzicht en dus ook geld, door een paar slimme koppelingen te maken met je boekhoudpakket.
De koppeling in de praktijk
Een maatwerk Moneybird koppeling biedt dus een enorme verscheidenheid aan mogelijkheden. Om je een concreet idee te geven van een aantal verschillende toepassingen van een dergelijke koppeling, hebben we een aantal praktijkvoorbeelden uit onze eigen keuken voor je op een rijtje gezet.
Moneybird koppeling met je webshop
Een veelgebruikte toepassing van een Moneybird koppeling is die tussen de webshop en de boekhouding. Zo ontwikkelden we voor verschillende WooCommerce webshops een koppeling die zorgt dat bestellingen in de webshop automatisch een bijbehorende factuur in Moneybird krijgen. Een voorbeeld van een webshop waar we dit voor geregeld hebben is Broq.shop, een webshop voor diervoeding. Naast het automatisch genereren van verkoopfacturen, zorgt de koppeling dat de desbetreffende omzetcategorie direct bijgewerkt wordt. De verkopen worden aan het juiste project gekoppeld en de workflow die bij de gegenereerde factuur hoort, wordt automatisch uitgevoerd. Bij het automatisch aanmaken van facturen wordt ook automatisch een Moneybird contact aangemaakt, of het reeds bestaand contact wordt opgehaald en gekoppeld. Als kers op de taart maakt de koppeling bij (gehele of gedeeltelijke) retouren ook direct creditfacturen in Moneybird aan. Je kunt je voorstellen dat er bij Broq.shop dankzij deze koppeling inmiddels flink wat administratieve druk van de ketel is.
Moneybird koppeling met je CRM-pakket
Een ander voorbeeld van een tijdbesparende Moneybird koppeling is de interface die we voor Helios Kampen bouwden. Helios Kampen is een organisatie die zomer- en winterkampen voor kinderen, jongeren en gezinnen organiseert. Aanmelden voor deze kampen kan via hun website en worden via een koppeling rechtstreeks in hun CRM-systeem Salesforce toegevoegd. Zij gebruiken Salesforce voor het beheren van de aanmeldingen en Moneybird voor hun administratie. Voor elke aanmelding in Salesforce, moet dus een bijbehorende factuur in Moneybird aangemaakt worden. Om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen, hebben wij een Moneybird koppeling ontwikkeld. Na verwerking van een aanmelding in Salesforce maakt deze automatisch de bijbehorende factuur in Moneybird aan. Alle gegevens voor de facturatie worden volledig dynamisch ingevuld op basis van de data uit de Salesforce-aanmelding. Denk aan de datum van aanmelding, het aantal betaaltermijnen en het aantal aangemelde personen. We hebben overigens een mooi stukje proza geschreven over het optimaliseren van bedrijfsprocessen, als je daar meer over wilt weten.
Geïnteresseerd in een Moneybird koppeling?
We hebben je in dit artikel bij lange na niet alle mogelijkheden van een op maat gemaakte Moneybird koppeling laten zien. Iedere situatie biedt namelijk weer andere, interessante mogelijkheden voor koppelingen waarmee je tijd en geld kunt besparen. We zetten de belangrijkste voordelen nog even voor je op een rij:
- Wissel automatisch data uit tussen de verschillende systemen of programma’s die jouw organisatie gebruikt
- Synchroniseer data tussen deze verschillende systemen en houd ze up-to-date
- Automatiseer een breed scala aan workflows die te maken hebben met de boekhouding van jouw bedrijf
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van een Moneybird koppeling voor jouw bedrijf? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en we vertellen je er graag meer over. Uiteraard helpen we je ook graag bij het bouwen van koppelingen met andere boekhoudsystemen. Zo hebben we bijvoorbeeld ook ervaring met het ontwikkelen van Exact koppelingen.