Helios
Meer saleskracht voor Helios met SalesForce
Helios, kampen van de Christengemeenschap is een organisatie die zomerkampen en een wintersportkamp (voor liefhebbers van temperaturen onder nul) organiseert voor kinderen, jongeren en gezinnen. Om op kamp te kunnen, moeten deelnemers zich elk jaar inschrijven. Je kunt wel raden dat dit een grote administratieve klus is. Deelnemers moeten geplaatst worden, er moeten wachtlijsten bijgehouden worden, dat soort regelwerk. Helios werkte met een softwarepakket dat flink achterhaald was en helaas ook niet meer te onderhouden viel. Daarom vroegen ze ons te zoeken naar een standaard pakket dat – na wat aanpassingen in de werkwijze, maar ook in de software – wellicht dienst zou kunnen doen als waardige vervanger van het oude pakket.
Enter Salesforce
SalesForce bleek al snel een goede kandidaat om het oude systeem te vervangen. Het is een clouddienst, met een specifiek programma voor non-profit organisaties, zoals Helios. Zo kon de organisatie aan de slag met tien gratis licenties.
Om te beginnen hebben wij SalesForce dusdanig ingericht, dat de aanmeldflow, wachtlijsten en automatische mails bij plaatsen of annuleren goed werken. Vervolgens ontwikkelden we een koppeling met de website. Deelnemers die zich daar aanmelden, worden zo automatisch in SalesForce verwerkt, en kunnen direct gekoppeld worden aan het juiste kamp.
Ook ontwikkelden we een koppeling met Moneybird, het administratiepakket van Helios. Dankzij deze koppeling worden er automatisch facturen aangemaakt wanneer iemand geplaatst is voor een kamp. Deze facturen kunnen vervolgens online betaald worden, zodat niet alleen Helios, maar ook de deelnemers een hoop handelingen bespaard blijven.
Wat je op deze manier krijgt, is een zogenaamde ‘single source of truth’: SalesForce is de plek waar alle data van kampen, deelnemers en stafleden bij elkaar staat. Alle gegevens van de organisatie staan op één plek. Iedereen is op de hoogte en dubbele informatie of fouten kunnen moeilijk tussen de systemen doorglippen.
Een beetje van SalesForce, een beetje van onszelf
Tot slot hebben we ook nog een koppeling gemaakt tussen SalesForce en MailChimp. De standaard koppeling van SalesForce met MailChimp werkte niet goed genoeg. Dankzij onze maatwerkkoppeling kan Helios mailings sturen aan groepen contactpersonen die ze zelf kunnen indelen in SalesForce. Hoewel wij niet voor één gat te vangen zijn, speelt de flexibiliteit van SalesForce daar natuurlijk ook een grote rol in. In beginsel moet het systeem het immers gemakkelijk maken voor de organisatie om deelnemerslijsten te genereren voor bepaalde kampen. Deze deelnemerslijsten moeten ook gemakkelijk geëxporteerd kunnen worden. Dankzij deze flexibiliteit kun je uiteindelijk een systeem creëren, dat perfect aansluit op de wensen van de gebruiker. Zo zien we het natuurlijk het liefst.
Meer weten over koppelingen tussen SalesForce, je website en je administratiesoftware?
Een soepel aanmeldproces waarmee een hoop handmatig werk bespaard wordt, dankzij slimme koppelingen met de website en het administratiepakket. Zie jij dat ook zitten? Laat het ons weten, want we helpen je graag vooruit.
